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協助采購部經理確保收到的采購申請單有人負責跟進，并留意送抵的貨品是否符合酒店要求。
如發生不能按時交貨，應通報采購部經理，引起他的注意，以便他采取必要的措施敦促盡快到貨。
將完成和未完成訂單分別歸檔保存。
及時更新采購記錄，建立良好的檔案管理系統，以便查找和追蹤。
建立和保持與財務部及其他部門間的文件傳遞程序。
根據市場調查價格，協助采購經理準備采購月報表，比較分析同期供貨商報價和酒店實際支付的采購價。
按照酒店政策規定參加由成本控制總監組織，有行政總廚，成本控制主任，餐飲經理或其助手參與的市場調查。
熟悉當地政府有關進口貨物的政策，文件以及審批程序。
與市場的革新及價值保持一致。
處理部門采購需求。
獲得有競爭力的報價和投標書。
確保按計劃進行庫存實物盤點。
將訂購需求輸入系統的存貨模塊，并在實際收物時從系統中調出相關的采購訂單，與實物核對。
接收批準的采購定單。
建立標準的采購規則。
確保物品準確的分發到部門并相應入帳。

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